De bijkomende huurkosten of de bijkomende huurkostenverrekening veroorzaken herhaaldelijk geschillen tussen huurders en verhuurders. Dit is niet verwonderlijk als je bedenkt hoe ingewikkeld de regels zijn voor het factureren van de bijkomende huurkosten.
Een enquête bracht onlangs iets verrassends aan het licht: slechts elke tweede huurder controleert zijn energierekening. Er is veel geld mee gemoeid. De bijkomende huurkosten maken gemiddeld ruim een derde van de totale huurprijs uit. Veel verhuurders vinden het ook moeilijk om de puinhoop van cijfers te organiseren, zoals blijkt uit onjuiste facturering. Reden genoeg om meer te weten te komen.
Wat zijn bijkomende huurkosten?
De term bijkomende huurkosten is niet wettelijk gedefinieerd - alleen de exploitatiekosten. Bedrijfskosten zijn alle kosten die de eigenaar van het gebouw of pand doorlopend maakt, bijvoorbeeld voor verwarming en warm water, die volgens de stookkostenverordening naar verbruik moeten worden gefactureerd. Daarnaast zijn er alle andere items uit de Operationele Kostenverordening uit 2004 en de uitbreiding uit 2012. Regelingen in oudere huurcontracten zijn echter nog steeds van kracht.
Wat de huurovereenkomst regelt
Als er geen overeenkomstige afspraak in de huurovereenkomst staat, draagt de verhuurder alle incidentele huurkosten zelf, terwijl dergelijke contracten vroeger vrij gebruikelijk waren, wordt tegenwoordig een maandelijks vast tarief of vooruitbetaling afgesproken. Het verschil: een vast tarief dekt alle kosten. Bij vooruitbetaling moet de verhuurder de kosten precies kwantificeren en één keer per jaar verrekenen. De huurder dient de factuur uiterlijk aan het einde van de twaalfde maand na het einde van de boekhoudperiode te ontvangen. "De verhuurder draagt het risico dat de factuur op tijd bij de ontvanger aankomt", zegt Dietmar Wall van de Duitse Huurdersvereniging in Berlijn.
Het ijken van watermeters is ook een van de bijkomende huurkosten en kan doorberekend worden.
Wat betaalt de huurder?
Indien de huurovereenkomst een verwijzing naar de exploitatiekostenverordening bevat, kunnen alle daarin genoemde zaken aan de huurder worden toegerekend. Deze bijkomende huurkosten zijn inclusief onroerende voorheffing, water en riolering, verwarming en warm water, lift, vuilophaal, huismeester, schoorsteenveger of eigendoms- en aansprakelijkheidsverzekering.
Wat betaalt de verhuurder?
Overige kosten zoals administratie, onderhoud of canon betaalt de verhuurder alleen. Hij kan de huurder geen eenmalige kosten in rekening brengen. “Zelfs kosten die ontstaan na het sluiten van het contract, zoals nieuwe verzekeringen, kunnen alleen worden doorberekend als de huurovereenkomst dit toelaat”, legt Wall uit.
De verdeelsleutel voor de bijkomende huurkosten
Naast de kosten voor verwarming en warm water kunnen huurder en verhuurder vrijelijk de verdeelsleutel voor de exploitatiekosten overeenkomen. Als een dergelijke regeling niet bestaat, worden de exploitatiekosten omgeslagen naar vierkante meters. In het geval van huurappartementen is het raadzaam om te factureren op basis van aandelen van mede-eigendom. Dit moet echter uitdrukkelijk in de huurovereenkomst worden vermeld. Het aantal personen per appartement kan ook worden geïdentificeerd met de huurder als verdeelsleutel.
Bijkomende huurkosten tijdig en correct factureren
Tijd is geld: eigenaren moeten tijdig met de huurder afrekenen om alle verdeelde kosten te ontvangen. Vragen die verhuurders zichzelf moeten stellen om alle bijkomende huurkosten tijdig te hebben overgemaakt:
- Zit er in het huurcontract een afspraak over alle exploitatiekosten die aan de huurder worden doorberekend? Want: De huurder hoeft alleen maandelijks voorschot te betalen als dit is afgesproken.
- Zijn alle items operationele kosten? Omdat: Facturering dient plaats te vinden uiterlijk twaalf maanden na het einde van de facturatieperiode. Als de deadline wordt gehaald, kan de verhuurder bijbetaling eisen en dient hij het teveel betaalde voorschot terug te betalen. Als de deadline niet gehaald wordt, kan de verhuurder geen bijbetalingen meer eisen, maar dient hij het teveel betaalde voorschot terug te betalen.
