Als u een kennisgeving van defecten wilt schrijven, zijn er een paar dingen die u in gedachten moet houden om effectief te zijn. Dit omvat beschrijvingen van defecten, evenals deadlines en contractbeëindigingen. Typische fouten, tips en een voorbeeldsjabloon voor klachten vindt u hier.
Een klacht mag nooit de eerste keuze zijn als er constructiefouten zijn. Een gerenommeerde aannemer zal defecten zo snel mogelijk herstellen, zelfs zonder melding van defecten. Zoek daarom in de eerste stap altijd een gesprek met de aannemer en beschrijf de tekortkomingen objectief en specifiek. Als het bouwbedrijf onredelijk is of het probleem vertraagt, moet u uw rechten claimen met een kennisgeving van gebreken.
Melding van gebreken: wat is het?
Een melding van defecten is in feite niets meer dan een melding van defecten in een dienst die niet of niet conform het contract is uitgevoerd. De melding van gebreken dient dan om dit gebrek te melden en om de contractpartner, bijvoorbeeld de aannemer, de kans te geven het gebrek te verhelpen. U dient de melding van gebreken in een specifieke vorm uit te drukken om u wettelijk te beschermen tegen de beperking van gebreken. Er zijn klachten in het kooprecht, in het huurrecht, maar ook in het bouwrecht.
Melding van gebreken: waar u op moet letten
- U moet de gebreken binnen een maand na ontdekking van het gebrek melden
- Formuleer feitelijk en neutraal
- Onthoud dat u niet speculeert over de oorzaak van de tekortkoming: het 'waarom' is niet uw probleem, maar dat van de persoon die het heeft veroorzaakt
- Wees zo specifiek mogelijk
- Ondersteun uw klacht met foto's, plannen en rapporten
- Voor een duidelijke documentatie dient u de klacht schriftelijk kenbaar te maken en per aangetekende post met ontvangstbevestiging te verzenden
- Let op eventuele contractuele deadlines
- Onthoud dat u de contractpartner niet kunt vertellen hoe de tekortkomingen moeten worden verholpen - die beslissing is aan het bedrijf, tenzij er maar één manier is om dit te doen
- Houd er ook rekening mee dat het verhelpen van gebreken niet betekent dat u recht heeft op een betere variant
- Vraag om een schriftelijke bevestiging van de afspraak om de gebreken te verhelpen
Wat moet een defectmelding bevatten?
Bij een klacht vraagt u de aannemer of dienstverlener om een defect te verhelpen. U moet deze wens duidelijk formuleren. Dit omvat allereerst de omschrijving van het defect. U moet dit zo specifiek mogelijk doen. Wat is het defect? Waar komt dit tekort voor? In welke vorm is deze tekortkoming opgetreden? De aannemer heeft het recht om het defect te verhelpen. En daarvoor moet hij zoveel mogelijk details over het defect weten om gepast te kunnen reageren. U hoeft de oorzaak van de tekortkoming niet te omschrijven. Het is goed. Omdat je soms de echte reden voor een tekortkoming niet eens kunt zien vanuit je perspectief als opdrachtgever. In uw klacht beschrijft u het symptoom, niet de oorzaak.
Moet u in een klacht deadlines stellen?
Het stellen van een deadline is niet verplicht, maar het is aan te raden zodat uw bezorgdheid niet voor altijd wordt uitgesteld. Belangrijk: stel een specifieke datum in. Alleen zo creëer je duidelijke relaties voor jou en het bouwbedrijf. Voor de meeste gebreken zou een periode van twee weken voldoende moeten zijn. Als materiaal een langere levertijd vraagt of als het werk bijzonder complex is, moet u de deadline dienovereenkomstig aanpassen. Want zelfs als de deadline onrealistisch is, kan een melding van defecten mislukken.
Mag u zelf defecten verhelpen?
Dienstverleners en bouwbedrijven zijn verplicht om gebreken te verhelpen, maar u heeft ook het recht om zelf gebreken te verhelpen. Een defectmelding kan alleen succesvol zijn als u geduldig blijft en wacht op de door u gestelde termijn en eventueel ook het bouwbedrijf op de hoogte brengt voordat u zelf actie onderneemt. Geef bij de gebreken aan dat u een ander bedrijf inschakelt als de gebreken niet op tijd worden verholpen. Benadruk ook dat u in dit geval een rekening betaalt aan de persoon die het defect heeft veroorzaakt.
Kennisgevingen van defecten en contractbeëindiging
Soms is het raadzaam om bij een klacht een opzegging in de brief op te nemen. Het kan namelijk zijn dat u uw bouwcontract met het bouwbedrijf of de dienstverlener moet beëindigen als zij de gebreken niet op tijd verhelpen of als verdere samenwerking onmogelijk lijkt. Om ervoor te zorgen dat er geen problemen ontstaan met de kostenverantwoording door een vervangende dienstverlener, dient u dit expliciet in uw klacht te vermelden en eventueel te overwegen het contract op te zeggen.
Instructies: schrijf een klacht
Zelfs als een klacht over het algemeen open blijft, moet u bij het schrijven rekening houden met een paar punten, zodat u in alle gevallen wettelijk beschermd bent. Want alleen met een schriftelijke, verifieerbare melding van gebreken, weet u zeker dat er geen verjaringstermijn is voor uw gebreken.
Geef de tekortkomingen zo nauwkeurig mogelijk aan, dit maakt het het bedrijf gemakkelijker.
- Noem beide partijen duidelijk
- Noteer de datum van de klacht
- Verwijs naar uw project en contract
- Beschrijf de gebreken individueel en zo specifiek mogelijk, bijvoorbeeld "verf bladdert af" of "voegen bevatten grote gaten"
- Zich onthouden van aannames, beoordelingen en classificaties, bijvoorbeeld 'slordig verwerkt' of 'opgemaakt door leken'
- Beschrijf de omvang van de tekortkomingen, bijvoorbeeld 'op drie tegels in de badkamer, evenals …' of 'ongeveer een vierkante meter aan de linkermuur van de slaapkamer'
- Vermijd generalisaties zoals 'op de meeste' of 'op veel plaatsen'
- Documenteer de tekortkomingen zo goed mogelijk met foto's, plannen of rapporten
- Wijs erop dat u ontevreden bent over de tekortkomingen en dat u verbeteringen verwacht
- Stel een specifieke dag in als deadline. Tot die tijd moeten de tekortkomingen worden weggewerkt
- U kunt ook dreigen met opzegging en dat u bij het verstrijken van de termijn de gebreken op kosten van het bedrijf laat uitvoeren.
- Verstuur de melding van gebreken per aangetekende post met ontvangstbewijs en documenteer alles in detail
Voorbeeldmelding van defecten: sjabloon voor alle gevallen
Mocht u toch nog wat hulp nodig hebben bij het formuleren van een klacht, dan kunt u gebruik maken van ons klachtensjabloon, dat u hier kunt downloaden en printen. Pas de sjabloon aan volgens uw behoeften en vereisten. Voor een klacht is in principe geen speciaal tekstsjabloon nodig. Wees gewoon zo specifiek mogelijk en documenteer alles. Let op projectgerelateerde deadlines. Heb een beetje geduld en haast je niet. Dan lukt het ook met de klacht.
